邮箱使用小贴士（二）

共享邮箱使用指南——告别“多人共用一个账号密码”

因工作协同需要，我校部分学院或部门设有对外联络公共邮箱，目前普遍采用的是“多人共用一个账号密码轮流登录”的模式。该方式存在重大安全风险：密码一旦泄露，操作行为难以追溯。为了加强网络安全防范能力，我校邮件系统全面启用了多因子认证策略，公共邮箱绑定的是邮箱管理人，其他人无法绑定登录。

为此，信息技术中心进行了系统优化配置，正式启用“共享邮箱”功能，以解决“多人共用一个账号密码登录公共邮箱”的问题。

一、什么是“共享邮箱”？

共享邮箱=用“授权机制”替代“共用密码”，将邮箱“共享”给同事，授权对方查看邮件，或发送邮件。

无需密码：同事不需要知道公共邮箱的密码，用自己的个人邮箱登录即可。

无需切换：在自己的个人邮箱里，直接能看到并处理公共邮箱的邮件。

随时收回：共享权限可一键关闭，安全无忧。

二、共享邮箱怎么设置？

操作入口：邮件系统网页端，点击“设置”→“高级功能”→“共享邮箱”，进入共享邮箱界面。点击【+】号，输入需要协作的同事的邮箱。

公共邮箱：必须由该邮箱的管理员账号登录进行授权设置。

个人邮箱：可自主将个人邮箱共享给他人。

三、共享权限怎么限制？

共享邮箱可设置“只读”“代表发送”和“代理发送”三种权限，请遵循“最小权限”原则，根据工作性质进行授权。如下图所示：

请注意区别这几种权限及适用人员范围：

只读：仅查看邮件，不可发信或删信，适用于仅需“知情/备案”的成员；

代表发送：可查看、可回信，发信邮件显示“XXX代发”，适用于助手/协办老师（最安全）；

代理发送：拥有完全控制权，可查看、可直接回信，可改未读状态、可删除邮件，适用于明确授权的专职经办人（需谨慎）。

四、被共享人如何查看和处理邮件？

被共享人登录web/客户端，可在左下角邮件文件夹下拉列表看到共享邮箱：

五、共享邮箱删信记录是否可追溯？

共享邮箱删信记录可追溯：在邮件系统网页端，点击“设置”→“自助查询”→“删信查询”，在“全部删信”中可以查看共享邮箱删信记录。

六、注意事项（避免踩坑）

1.仅限校内邮箱用户使用：共享邮箱功能仅限于校内邮箱系统使用，不能共享给校外用户。

2.严禁贴密码：不要把公共邮箱密码写在微信群公告里/贴在抽屉上，密码长期多人持有=审计与追责基本失效。

3.权责明确：授权不等于免责。建议部门内部明确职责，按照“最小原则”授权给真正需要的老师。

4.定期体检：定期复核共享列表，若人员变动及时收回授权。

5.客户端/手机端设置：学校邮件系统已开启多因子验证登录方式，配置邮件客户端时需设置客户端专用密码。

若使用中遇到问题，请联系信息技术中心。

技术服务热线：0871-65031141

信息技术中心

2026年6月11日